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誤出荷を防ぐ方法とは【物流用語】

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誤出荷を防ぐ方法とは

誤出荷とは、何らかのミスが起因して出荷依頼とは異なる数量やアイテムを出荷してしまうものです。ピッキングで1個取るべきところを2個取ってしまったりする商品点数の間違い、品番や商品タイプの間違い、正しいロケーションとは別のラックに商品を保管してしまったりなど、取り違いとなる誤出荷はなぜ起こってしまうのでしょうか。

誤出荷が起こる原因

誤出荷の最大の要因はヒューマンエラー、人為的ミスとなります。一般的な物流現場は人海戦術によるアナログの作業が大部分を占めるため、ピッキングの際に商品取り間違いが発生した場合、その後の検品・梱包などで気が付かずに発送してしまうケースが大部分を占めています。

人間が関わる以上、疲れや体調不良、不注意などが要因して、単純作業でミスが起こる事例は少なくありません。庫内作業の実態を正確に把握するのは困難ですが、トラブル発生率を極力低下させるにはトラブルを少なくさせる仕掛けが必要です。

例えば、バッチ処理が多く、商品保管をする際にフリーロケーションや特定の置き場所を定めていないなど、トラブル発生の要因となります。そこでリアルタイム処理を増やしたり、マテハン機器導入など、手荷役を最小限にすることでトラブル発生を抑えることができます。

誤出荷の要因は倉庫、物流センターのミスから発生するだけではありません。例えば、事務所での入力ミスです。調達の数量入力、受注入力、出荷の入力をする時にも当てはまります。入力の誤作業から、在庫差異が発生してしまいます。

誤出荷を防ぐ方法

●誤出荷減少の対策
庫内ロケーションの管理徹底を行うことが近道です。ロケーション管理が実現することで、入出荷作業の精度は大きく向上することができます。

また、ピッキング作業者が仕事をしやすい環境を築き上げることも重要です。それを踏まえてピッキングリストの改善がしてみましょう。

1)ピッキングリストはシンプルな構成として、作業に必要のない情報を入れない
2)ピッキングリストの重要な情報はフォントを大きく、作業性を優先した情報配置にする

商品間違いを防ぐため、類似表示品と区別しやすいように写真を入れたり、色を変えることも効果があります。

また、出荷時に納品書のカルタ取りをしては時間がかかり、ミスにもつながります。そこでピッキングリストと送り状を1セットにします。これにより付け合わせの間違いが発生しません。ピッキング、梱包時でわかりやすいように記号や通しナンバーを入れることも人的ミスにつながります。

荷主とWeb上で出荷指示などのやりとりをする場合はよいのですが、食品などは未だFAXや電話での連絡が主となります。Excelなどの電子データをWeb上でやりとりができるようになれば誤出荷防止と作業生産性にもつながります。仕入管理ソフトと互換性を持つことでデータは請求業務にも活用できます。

●商品点数を改善
商品点数間違いなどの誤出荷がある場合、検品のチェック体制を強化しましょう。ピッキングした作業者が指定数より多く、または少ない商品を摘み取ってきても、検品作業による最終チェックでミスを防ぐことができます。
検品には商品と点数が合致しているのか、可能であれば二人以上による体制で行います。または商品の品番と点数が合っているか、バーコードスキャンでチェックできるようなシステムと機器を導入すればよいでしょう。

●商品タイプ相違を改善
色やサイズなど、異なる商品タイプを出荷されてしまった場合、2つのケースが考えられます。(1)商品に貼付されている管理タグが注文と同じなのに商品が違っていた、(2)管理タグと商品は合っているのに、別の商品を出荷してしまった・・・・・・。

(1)は管理タグが間違って貼られているようです。検品時に目視できちんと確認を行い、バーコードを導入しているなら、アラートは発動せずに出荷されてしまいます。その場合に必要なのは、商品入荷時の管理タグを貼る業務を改善すること。管理タグを貼付した後で、別のスタッフがタグと商品を照合するWチェックを行います。
意外と盲点になりますが、入荷した商品がそもそも間違っていたというケースもあります。そこで入荷受付した段階で全商品をスキャン、入荷伝票の品番と数量と正しいのか確認をすることで誤出荷を軽減することができます。
(2)のケースは、検品時の体制を再構築する必要があります。商品の付け合せを改善するため、バーコードスキャンを行い、システム側でチェックする手法です。

●品番相違の改善
異なる商品(別の品番)を誤出荷してしまった場合、出荷作業のどのフローで発生したミスなのかを判別する必要があります。検品時の品番、商品、伝票との付け合せをした際のミスもありますが、別の管理タグを付けてしまった場合やピッキング作業での間違いだった可能性があります。他の送り先の送り状を段ボールに貼って出荷してしまったケースも考えられます。出荷商品が入れ替わってしまった場合、複数からクレームが発生してしまっているでしょう。

品番相違の改善方法は商品タイプと同じですが、商品が入れ替わってしまったミスは、出荷梱包スペースの大幅な改善が必要になります。複数の商品と注文書が重ねて置くことができるスペースを設け、チェックと梱包を同時に行える仕組みが必要となります。

●システム化による作業性向上
商品についているバーコードやQRコードを活用することで、バーコード照合による高精度な検品が行えるようになります。バーコードは商品が製造パッケージに印字されているのが大半でとなりますが、バーコードをシール印刷してもコストがかからないので、広く活用されています。

UHF帯RFID(Radio Frequency IDentification)の導入も検品に大きく貢献します。ID情報を登録したRFタグからアンテナへと電波を飛ばすことで。複数商品を一度に検品することができます。ただし、RFIDは導入・運用ともコストがバーコードに比べ割高となります。

ピッキングカートなどによる重量検品も効果を期待できます。ピッキングカートには重量を計測する機能が付いている機種もあり、商品マスターを事前に登録すれば重量による検品を行い、入れ間違いや個数の間違いなどが判明します。庫内を自動搬送するベルトコンベヤに計測機能の機種を設置すれば、自動で重量検品を行うことが可能となります。

●ルールを作り、作業標準化を

その他にも色々な現場でのノウハウがありますが、商品形態や出荷形態などニーズが余りにもケースバイケースで異なってしまいます。
要はバーコード化ということが一番シンプルかつ効果的なのですが、今でも多くの我々のお客様は仕入先の問題や商品形態の問題などで物流的には厳しい環境で業務をする必要に迫られています。

最後に、物流情報のジャストインタイムの実現こそ全ての問題を解決するキーとなると私は思っております。逆に言えば、商品のJIT供給は情報のJIT供給が実現できた結果として、自然に達成可能となるのです。裏を返せば、物流情報が現場にJIT供給されていないケースが多いということです。

システムの構築することで人手によるミスを低減と事務作業の入力作業を減少できる効果が生まれます。

しかし、人的ミスは起こってしまうもの。ミス率を限りなくゼロに近づけるため、誤出荷の原因となった工程を突き止め、細かく改善を行っていくことが大切です。

返品、納期変更、入荷の遅れなど、倉庫にはイレギュラー対応を求められることがあります。そこで必要なのは入荷、保管、ピッキング、検品、梱包、出荷などの庫内作業を標準化させ、マニュアル化することです。新人のアルバイト、パートスタッフもベテランと同様に動けるよう、人員教育も視野に入れて現場改善を進めてください。