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飲食店のIT活用による業務効率化

飲食店のIT活用による業務効率化

飲食店のIT活用による業務効率化

飲食店経営の課題の1つが、オペレーションの効率化です。
会計業務、予約管理、テーブルマネジメントといった日々の業務を効率化するためには、ITシステムの導入が欠かせません。飲食店の「IT化」を進めることで、従業員の業務負担を減らし、働きやすい職場環境づくりにもつながります。
本記事では、飲食店のIT化が必要な理由や、IT化に使える情報システムについてわかりやすく解説します。

飲食店のIT化が必要な3つの理由

飲食店のIT化とは、集客・予約管理・会計作業などにITツールを導入し、業務効率化に取り組むことを意味します。なぜ飲食店のIT化が必要なのでしょうか。飲食業界全体がデジタル化を目指す背景には、3つの理由が存在しています。

飲食業界全体が深刻な人手不足に悩む

飲食業界は他産業と比較しても、慢性的な人手不足状態にあります。とくにパート・アルバイトなどの非正社員の不足感が強く、多くの飲食店の悩みのタネとなっています。

新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の感染拡大の影響により、休業や外出自粛が続き、業務量が減少したことで、一時従業員の不足感が減じました。しかし、依然として人手不足状態が見られます。

帝国データバンクの「人手不足に対する企業の動向調査(2020年4月)」によると、非正社員が「不足」していると回答した企業のうち、5位に「飲食料品小売(32.4%)」がランクインしています。[注1]

新型コロナウイルス感染症の収束にともない、経済活動が再開されれば、飲食店の人手不足感は以前の水準に近づくと見られています。2020年1月の調べでは、全体の76.9%にあたる「飲食店」が非正社員不足を感じていました。[注2]

従業員の人手不足に備えるため、モバイル決済システムや予約管理システムの導入など、IT化による省力化に取り組む必要があります。

アナログ管理が業務効率を悪化させる

飲食店の業務効率を大きく悪化させているのが、手作業による「アナログ管理」です。たとえば、顧客の予約状況を管理するため、紙ベースの予約台帳を使用している飲食店が少なくありません。しかし、予約台帳を使った管理方法は、手作業で台帳に記入するだけでも時間や手間がかかります。

また、紙の予約台帳は情報の検索性が悪く、顧客からの急な問い合わせや予約のキャンセルがあった際に、必要な情報を瞬時に取り出せません。従業員の記入ミスにより、ダブルブッキング(二重予約)が発生するリスクもあるため、飲食店の業務効率を低下させる大きな原因の1つとなっています。

そのほか、売上管理や、従業員のシフト管理など、ITツールの導入によって業務効率化が可能な「伸びしろ」は数多くあります。飲食店のデジタル化に取り組み、生産性の向上を目指しましょう。

SNSなどを使った「WEB集客」が主流になりつつある

飲食店の集客・マーケティングの主流は、従来のチラシ広告を中心とした集客から、SNSなどのITツールを使った「WEB集客」に移行しています。

チラシ広告による集客には、チラシの制作コストがかかるだけでなく、集客効果を可視化しづらいというデメリットがあります。チラシを配布してからの状況がわからず、顧客からの興味関心につながったかどうかが目に見えないからです。

Twitter、Facebook、InstagramなどのSNSを利用した「WEB集客」や、検索キーワードに応じて検索エンジンに広告を表示する「リスティング広告」なら、広告費用を比較的抑えられます。また、広告分析ツールを使うことで、顧客からどれだけの反響があったかがわかるため、集客効果を「見える化」できるというメリットもあります。

サイバーエージェントの調べによると、実店舗への集客を目指す「店舗集客型デジタル広告(O2O広告)」の市場規模は、急速に拡大をつづけています。2018年の市場規模は205億円でしたが、2022年にはおよそ9倍となる1,858億円、2024年には約13倍の2,586億円へ急成長すると予測されています。[注3]

ITツールを活用し、より効率的な集客・マーケティングを行うことが求められています。

 

ITシステム導入による飲食店オーナーのメリット4つ

売上の計算

店舗の宣伝・集客を効率化できる

ITシステム導入のメリットの1つは、集客やマーケティングの効率化です。従来のチラシ広告を中心とした集客方法では、チラシ作成の手間やコストがかかります。また、定期的にチラシ配りやポスティングといった作業を人力で行う必要があり、専用のスタッフを雇用しなければなりません。

SNSやグルメサイト、リスティング広告などの「WEB集客」に移行することで、こうした手間やコストを減らせます。とくにSNSは原則として無料で利用できるITツールです。たとえば、Twitter上でイベントやキャンペーンを告知したり、Instagramに料理やお酒の写真を掲載したりすれば、手間やコストをかけず、幅広いユーザー層にお店の魅力をアピールできます。

近年、スマートフォンの普及により、WEB集客の有効性が高まりつつあります。MMD研究所の「2019年版:スマートフォン利用者実態調査」によると、スマートフォン利用者のうち、毎日「2時間以上3時間未満」利用している人は21.8%、「1時間以上2時間未満」利用している人は16.9%でした。

そのうち、もっとも多く利用しているアプリケーションが「SNS」の28.7%。とくにInstagramを利用しているユーザーは、68.6%が「ほぼ毎日」Instagramを閲覧していると回答しています。[注4]

多くのユーザーは、SNSを経由して情報収集しています。SNSを始めとしたWEB集客に移行すれば、より効率的な宣伝が可能です。

宣伝・集客の方法をいつでも見直せる

ITツールを活用した宣伝・集客のメリットとして、集客効果を「見える化」できる点も挙げられます。

WEB広告やSNS投稿がどの程度閲覧され、クリックされたかは、PV数・インプレッション・エンゲージメントといった指標で客観的にデータ化できます。もし閲覧数が少なければ、集客方法のどの部分に問題があったのかを考え、すみやかに改善することが可能です。

逆にSNS上の投稿がユーザーの人気を集め、多くのユーザーに拡散された場合は、その要因を分析し、次回の宣伝・集客に活かすことができます。これを「バズ・マーケティング(Buzz Marketing)」といい、多くの企業アカウントの運用者が取り入れている手法です。

宣伝・集客を「見える化」し、次回につなげられる点も、飲食店のIT化のメリットです。

コストを削減し、利益アップにつながる

飲食店経営にITツールを導入すれば、「人件費」「仕入れ費」「広告費」の3つのコストを削減し、利益アップにつながります。

人件費とは、飲食店スタッフやに支払う給与や、外部スタッフの外注費の総称です。ITシステムの導入により、決済・予約管理・テーブルマネジメントの省力化に成功すれば、以前より多くのスタッフを雇う必要はありません。余剰人員を減らし、人件費を圧縮できます。

また、在庫管理システムを始めとしたITシステムを導入し、適正な仕入れ量を把握することで、「仕入れ費(食材費)」も抑えられます。十分な在庫があるにもかかわらず、過大な仕入れを行うと、食品の売れ残りが発生します。食品は随時廃棄が必要なため、売れ残れば売れ残るほど損失が生まれます。

ITシステムを導入すれば、食材の在庫状況を可視化し、適正な仕入れを行うことが可能です。

すでに述べた通り、SNSなどを活用したWEB集客は、従来のチラシ広告による集客よりも、手間やコストがかかりません。チラシの作成費、DMの郵送費、チラシ配りやポスティングの人件費が必要ないからです。これら「人件費」「仕入れ費」「広告費」の3つのコストを減らすことで、飲食店の利益アップにつながります。

マネジメント業務の負担が減る

飲食店オーナーの悩みのタネが、店舗マネジメント業務の負担です。とくにスタッフの勤怠管理や、新人スタッフの教育・育成を始めとしたマンマネジメントは、飲食店オーナーの大きな負担となっています。とくに何十人もの従業員を雇っている規模の大きな飲食店では、マンマネジメントの業務負担が、飲食店オーナーの長時間労働の原因の1つになっています。ITツールの導入により、こうしたマンマ

ネジメントの課題を解決可能です。たとえば、シフト管理システムを導入すれば、従来は手作業で行っていたシフト管理を省力化できます。スマホ・タブレット・パソコンを使い、手軽にシフト表の作成や人員配置が可能です。

また、従業員の業務をITツールで省力化すれば、新人スタッフの育成コストも減少します。モバイルPOSシステムや予約管理システムなどのITツールの使い方を教えるだけでよく、会計業務やテーブルマネジメントを手取り足取り教える必要はありません。マネジメント業務の負担が減るのも、IT化の大きなメリットです。

 

ITシステム導入による飲食店スタッフのメリット3つ

それでは、飲食店スタッフ側のメリットはどうでしょうか。ITシステムを導入することで、飲食店スタッフが働きやすい職場環境づくりが可能です。

オーダーミスを減らせる

ITシステムを導入することで、予約・注文の際のミスを減らせます。従来は手書きの伝票を使い、オーダーを管理するのが主流でした。しかし、伝票への記入ミスや、従業員の聞き間違いにより、オーダーミスが発生する原因となっていました。

また、手書きの伝票を1日に何十件、何百件と作成していると、飲食店スタッフ自身にとっても大きな負担となります。そこで、近年の飲食店運営では、オーダーエントリーシステム(OES:Order Entry System)を導入するのが一般的です。

オーダーエントリーシステムとは、お客様自身がタブレットのようなハンディターミナルを操作し、料理やお酒の注文をするITツールです。注文内容がデジタルデータとして保管されるため、書き間違いや聞き間違いが発生せず、オーダーミスを減らせます。また、オーダーエントリーシステムがあれば、スタッフが客席までオーダーを取りに行く必要がありません。

ITツールを導入することで、オーダーミスを減らし、スタッフの負担を取り除くことが可能です。

テーブルマネジメントが簡単になる

飲食店スタッフにとって、頭を悩ませるのがお客様のテーブルマネジメント(座席配分)です。お客様をすみやかに空いた座席に案内し、最適なタイミングでオーダーをとったり料理を運んだりするためには、ある程度の経験が必要です。

・どのお客様がオーダーをだしているか
・どの料理をどこに運べばいいか
・会計をしようとしているお客様がいないか

顧客満足度の高いテーブルマネジメントを心がけるためには、こうした状況判断を瞬時に行わなければなりません。しかし、店内が混雑してくると、テーブルマネジメントがだんだん困難になります。そこで役に立つのが、オーダーエントリーシステム(OES)を始めとしたITツールです。

オーダーエントリーシステムなら、店内のオーダー状況を端末で一元管理できるため、接客経験の浅い新人スタッフでも、テーブルマネジメントを行うベストなタイミングがわかります。従業員の業務負担を軽減し、働きやすい職場環境をつくることが可能です。

長時間労働を減らし、従業員満足度が高める

ITシステムの導入により、飲食店スタッフの業務負担は大きく軽減します。以前よりも余裕を持って働くことができるようになり、長時間労働(所定外労働)の削減につながります。

スタッフの離職率を産業別に見ると、もっとも離職率が高いのが飲食業界です。厚生労働省の「平成30年雇用動向調査結果」によると、もっとも離職率が高いのが「宿泊業、飲食サービス業」で、平成28年度(2018年)の離職者の約26.9%を占めています。[注5]

飲食業界の離職率が高い原因として挙げられるのが、早出・居残りなどの残業時間の長さです。農林水産省の調べによると、外食産業の「所定外労働(早出・居残り等の残業)が発生する理由」でもっとも多いのが、「人員が足りないため(51.7%)」でした。

ついで、第3位に「客対応が長引くため(23.9%)」、第4位に「予定外の仕事が突発的に発生するため(23.6%)」がランクインしており、業務効率の低さが長時間労働の原因となっていることがわかります。[注6]

予約管理システム、モバイルPOSシステム、オーダーエントリーシステムなどのITツールは、従業員の1人ひとりの業務効率を高め、客対応の時間や突発的な仕事の削減につながります。長時間労働を減らし、従業員満足度を高めるうえでも、ITツールの導入は必要不可欠です。

 

飲食店のIT化におすすめのシステムの3つの具体例

予約管理

飲食店のデジタル化を進めるうえで、具体的にどのようなITツールを導入すればよいのでしょうか。ここでは、ITシステムの3つの具体例を取り上げます。

オーダーエントリーシステムで注文を「見える化」

前項でも取り上げた「オーダーエントリーシステム(OES)」により、店内の注文状況を「見える化」し、オーダー管理やテーブルマネジメントを効率化できます。また、オーダーエントリーシステムは、レジシステム(POSレジ)や売上管理システムとも連携可能な点もポイントです。

たとえば、オーダーエントリーシステムをPOSレジと紐付ければ、オーダー完了と同時に会計処理をリアルタイムに行い、スムーズな会計が可能です。また、売上管理システムと連携すれば、1日の売上額を自動で計算でき、売上日報や現金出納帳の作成が簡単になります。

飲食店スタッフの業務負担軽減という点でも、店舗マネジメントの点でも役に立つITツールです。オーダーエントリーシステムによっては、クラウドサービスを利用し、顧客のスマートフォンやタブレットを通じて利用できる製品もあります。多額の設備投資が必要ないため、比較的小規模な飲食店でも導入可能です。

モバイル決済システムで会計業務の負担軽減

会計業務の省力化に役立つのが、POS(Point of Sales)システムです。最近はタブレット端末を利用したモバイルPOSの普及が進んでいます。従来のPOSシステムとの違いは導入コストの安さです。

一般的なPOSレジであれば、レジ本体が1台およそ100~200万円、オーダー用のハンディターミナルが1台およそ10~15万円ほどかかります。

一方、モバイルPOSを導入する場合は、タブレット端末と会計処理用のソフトウェアを合わせても、合計十数万円で導入可能です。また、モバイルPOSは場所をとらず、省スペース化が可能なため、小規模なカフェ・居酒屋・レストランに適しています。

モバイルPOSだけでなく、スマートフォンのアプリを使った「スマホ決済」や、QRコードを読み取る「QR決済」など、新たな決済方法が浸透しています。便利な決済方法が使えれば、お客様の来店動機にもなります。会計業務の手間を減らすため、モバイル決済システムを導入しましょう。

予約管理システムでダブルブッキングを減らす

お客様の予約を適切に管理し、確実に来店してもらうためには、予約管理システムが必要不可欠です。

予約管理システムを導入すれば、電話での予約受付が必要なく、聞き間違いや書き間違いが発生しません。ダブルブッキング(二重予約)のリスクを減らすことが可能です。また、タイムテーブルをひと目で把握できるため、お客様の急な問い合わせやキャンセルにも迅速に対応可能です。

予約管理システムによっては、予約前の確認電話の代わりに、事前確認メールを自動送信してくれる機能があります。確認メールの送信により、お客様に予約をリマインドしてもらい、当日の「ドタキャン」を防げます。

ドタキャンは飲食店の売上を左右する重大なリスクです。電話での予約受付に代わり、予約管理システムを導入しましょう。

 

飲食店のIT化の将来性は?IT導入補助金がIT化を後押しする

飲食店のIT化は、今後どのように進行していくのでしょうか。まず、店舗業務の省力化により、将来的に飲食店の無人化が進むと予測されています。会計業務、予約管理、テーブルマネジメントは、すべてITシステムにより代替可能です。飲食店のIT化にともない、以前よりも少人数での飲食店運営が行われるようになります。

また、飲食店の集客方法は、紙ベースからWEBベースへ移行しつつあります。ブログやWEBサイト、ダイレクトメッセージ(DM)を利用した従来の集客方法に加えて、SNSやチャットアプリ、インターネット広告を使用した「WEB集客」が盛んです。WEB媒体への移行により、集客コストが大きく下がります。

こうした飲食店のIT化を後押しするのが、経済産業省の「IT導入補助金」です。IT導入補助金とは、中小企業や自営業者を対象として、ITツールの導入にかかる費用の一部を負担する支援事業です。IT導入補助金を申請すれば、ITツールの導入に必要な費用の2分の1まで(最大450万円)の補助金を受け取れます。[注7]

ITツールの導入を検討中の飲食店事業者の方は、IT導入補助金を申請しましょう。

 

飲食店がITを活用することでwithコロナ時代への適応できる

前述のとおり、新型コロナウイルス感染症の蔓延は飲食店における人手不足につながっています。そして今後飲食店は新型コロナウイルスの集団感染を防ぐ対策を講じていく必要があります。

厚生労働省は「新型コロナウイルス感染症対策専門家会議の見解」において、集団感染対策として換気を励行しています。

このような定期的な換気にもITは有用です。例えば、対象となる空間のCO2濃度をセンサーで測定し、通信システムによってクラウドの蓄積。ユーザが設定した数値を超えると、換気の促進アラートがなるようなシステムによって、withコロナ時代にあるべき飲食店経営につなげられます。

 

ITシステムの活用により、飲食店経営の効率化を

会計業務、予約管理、テーブルマネジメントなど、飲食店運営を効率化するためには、ITシステムの導入が欠かせません。

近年はITツールの低価格化が進み、小規模なカフェ・居酒屋・レストランでも導入が容易になりました。中小企業や自営業者の場合は、経済産業省の「IT導入補助金」も利用可能です。

業務効率化を達成するため、飲食店の「IT化」に取り組みましょう。

[注1]帝国データバンク:人手不足に対する企業の動向調査(2020年4月)[pdf]
[注2]帝国データバンク:人手不足に対する企業の動向調査(2020年1月)[pdf]
[注3]マイナビ:サイバーエージェント、店舗集客型デジタル広告の市場規模調査
[注4]MMD研究所:2019年版:スマートフォン利用者実態調査
[注5]厚生労働省:平成30年雇用動向調査結果[pdf]
[注6]農林水産省:外食・中食産業における働き方の現状と課題について[pdf]
[注7]サービスデザイン推進協議会:IT導入補助金について

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