配車システムのメリットや選び方のポイントを詳しく紹介

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配車システムの導入を考えている方のために、従来の配車業務と比べた配車システムのメリットや、選定のポイントを解説します。物流現場の労務管理の複雑化や配送コストの肥大化といった問題は、配車システムの導入で解決できるでしょう。

配車システムとは、配車・運行計画の作成や、配送ルートの管理を総合的にサポートするシステムです。スマートフォンやパソコン上で、短時間かつ自動的に配車管理ができるため、配車業務を効率化できます。従来の配車業務では、膨大な量の伝票を仕分けし、物流センターの配車状況を逐一チェックしながら、お客様の住所や配送ルートごとに配車を行う必要がありました。

従来の配車業務フローの例

荷物量のチェック→荷主の住所をリストアップ→配車ルートの作成→地域・エリア担当への割当て→車両数・ドライバー要員の見積り→配車表の作成→担当ドライバーの動態・実績の把握→伝票の集計→輸送実績の記録

配車システムによる業務フローの例

倉庫管理システムから荷物量データを取得→荷主の住所をマスタに登録→配送ルート・配車表を自動作成→GPS機能や案件管理システムを用いた担当ドライバーの動態・実績のリアルタイム管理→伝票の自動集計→輸送実績の承認

遠距離の配車や複雑なルートが絡む状況では、ベテランの配車マンでも経験則が追いつかないケースも少なくありません。配車システムなら、GPSや地図ソフトを活用し、わずかな時間で最短ルートの作成から、必要な車両台数・種類の見積り、担当ドライバーの動態・実績の把握まで自動化できます。事前に車両や荷物の量、届け先の情報をマスタに登録すれば、あとは配送オーダーを渡すだけで配車業務が完結するのが、配車システムの特徴です。

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ますます複雑化と業務量の増加が進む物流現場において、配車システムを導入することには3つのメリットがあります。

1.属人的な作業を一元化・自動化できる

配車システムの強みの1つは、従来は配車マンが担当していた属人的な作業を、情報システム上で一元的・自動的に管理できる点です。多様化と複雑化が進む配車業務は、ベテランの配送マンでも苦労することが多い作業です。それぞれ異なる配送先に合わせ、配送コストや配送時間を細かく計算し、最適な配送ルートをカスタマイズするには、膨大な人的コストがかかります。配車システムを導入すれば、この「配送業務でもっとも苦労する部分」をカットできます。配車システム上で作成した配車表や運行指示書は、Excelの帳票やグラフィカルなレポートとして出力できるため、膨大な事務作業に追われることもありません。

2.リアルタイムで配車管理ができる

急な計画変更にも強いのが配車システムのメリットです。配車システムでは、リアルタイムに配車割付けを行うことが可能です。配送中に予期せぬ事故やトラブルが起きた場合でも、物流センター内の車両や運行中の車両の情報を取得し、柔軟な配車変更で対応できます。また、配車システムによっては、帰り便への割付けも可能です。空いている帰り便も活用すれば、実車率が大きく向上します。

3.配送計画の「無駄」を省いてコストを削減できる

従来の配車業務では、配送ルートが長くなればなるほど、所要時間や燃費効率の「無駄」が生じやすくなります。とくに１日に何百件、何千件もの配送をかかえる大型の倉庫や物流センターなら、つねに配送ルートを最適化するのは困難です。配車システムを導入すれば、配車マンの経験やノウハウにかかわらず、GPSや地図ナビゲーション機能を活用し、もっとも効率のよいルートを短時間で計算できます。燃料のロスや機会損失を最小限に抑えられるため、人力で配送計画を立てた場合よりも物流コストを大きく削減できます。また、属人的な作業が減少するため、人件費を抑え、コア業務に再配分できるのもメリットです。

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物流現場の課題を解決するためには、配車システムの選定が重要です。配車システムを選ぶ際は、以下の4つのポイントに注目しましょう。操作性やコストパフォーマンスはもちろん、自社にあったシステムかどうかも大切です。

1.求める機能とコストが釣り合っているか

まずは、配車システムの導入コストと、システムに求める機能の釣り合いがとれているかをチェックしましょう。配車システムには、自社の情報システムと組み合わせられるパッケージ型と、インターネットを介して利用するクラウドサービス型の2種類があります。クラウドサービス型なら初期費用を抑えられますが、あらかじめ決められた機能から選択する形のため、機能の追加やカスタマイズに制限があります。パッケージ型は必要な機能を柔軟にカスタマイズできますが、一方で導入コストがクラウドサービス型よりも高額な傾向があります。

2.グラフィカルでわかりやすい操作性か

配車システムは、物流現場の手間を削減し、生産性を上げるためのソリューションです。操作性が悪く、ITリテラシーの低い人間にとって扱いづらいシステムであれば、かえって手間がかかってしまい、導入のメリットはほとんどありません。地図や配車表を容易に出力できたり、ガントチャートで計画表を作成できたり、わかりやすくグラフィカルに扱える配車システムを選びましょう。

3.サービス提供会社の実績は十分にあるか

配車システムに求める要件がある程度固まったら、サービス提供会社の実績をチェックしましょう。なかには配車システムを提供していても、物流ソリューションの実績に乏しく、実は得意分野としていない企業も存在します。配車業務だけでなく、物流全体の問題解決を行う情報システムを提供していたり、業務改善のコンサルティングまで行ったりしている会社なら、質の高い配車システムが提供可能だと判断できます。また、配車システムの構築には、車載機器と情報システムをつなぐIoT技術が欠かせません。データ分析のソリューションや、IoTソリューションの実績が豊富かどうかも1つの重要な指標です。

4.導入目的にあった配車システムかどうか

配車システムには、配車業務全体をカバーするものもあれば、一部に特化したものもあります。また、ほかのソフトやネットワークと連携しないスタンドアローン型のものもあれば、自社の情報システムと接続してカスタマイズ可能なものも存在します。まずは社内で導入目的を洗い出し、最適な配車システムを選ぶことが大切です。たとえば、配車計画の作成の効率化だけでよいのか、配車計画表から運賃の自動計算を行う機能も欲しいのかによって、配車システムの要件は異なります。導入目的にあった配車システムを選ぶことが業務改善の鍵です。

ここでは、実際に配車システムを導入した倉庫業・物流業の事例を3つ解説します。いずれも、配車業務の効率化を達成しただけでなく、物流コストの削減や適正利益の確保に成功しています。これから配車システムの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてください。

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IoT技術を活用したクラウドサービスを導入し、スマートフォン1台で配車業務の効率化に成功した事例です。スマホの位置情報機能やレコーダー機能を使い、ドライバーの点呼や動態把握、日報作成などの労務管理を大幅に効率化しています。

また、クラウドサービス型のため、自社の倉庫管理システムとの連携も可能です。システム導入の背景には、なるべく高額な機器を使いたくないこと、なおかつ、社内で情報システムを管理する手間をこれ以上増やしたくないという思いがありました。解決策として、作業員それぞれが持つスマートフォンをプラットフォームにし、情報システムを集約しています。導入コストやランニングコストがかからず、管理コストの増大も防止しています。

2.配車計画の効率化と同時に顧客サービスの改善も

「配車業務の効率化・自動化」と「顧客サービスの改善」を同時に達成した事例です。システム導入の背景には、現行では1日1回にとどまっている配車業務を効率化し、1日複数回の配車に増やしたいという狙いがありました。また、顧客サービスの一環として、荷主への迅速な運賃報告も行いたいという導入目的もありました。

まず、わかりやすいチャートを用いたグラフィカルな配車システムを設計することで、現場の作業員ならだれでも効率的に配車業務を行えるようにしています。さらに配車システムと運賃計算システムを連動させ、配車ルートの確定と同時に自動で運賃計算ができるようにしたことで、荷主へのスムーズな運賃報告ができるようになりました。

3.物流コストの見える化によって適正利益の確保に成功

配車業務にかかる物流コストを「見える化」することで、コスト削減と適正利益の確保を達成した事例です。この事例では、グループ内の複数の事業所で、それぞれ異なる業務システムを導入していたため、物流コストの集計に時間がかかるという問題点がありました。

そのため、グループ会社として、物流コストなどのデータをふまえた適切な販売戦略を打ち出せない状況でした。まず、配車支援システムを再構築することで、運賃・荷役料・保管料などのコストを親会社が集中的に把握できるようにしています。また、物流コストを正確に計算し、配車業務の問題点を早期に把握できるようになったことで、配車業務の適正化や、配車料金の見直しなど、効果的な施策を打ち出せるようになりました。

配車システムの導入で配車業務を自動化し物流コストを削減できる

今回は、配車システムを導入するメリットや、選定の際のポイントを解説しました。配車システムを導入すれば、人力では膨大な作業量となる配車業務を自動化し、最適な配送ルートの作成によって物流コストを削減できます。配車システムの選定の際は、コストや操作性はもちろん、システムの設計が導入目的にあっているかも確認しましょう。物流現場の労務管理やコストの肥大にお悩みの方は、配車システムの導入がおすすめです。

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